Styremøte 1 ble avholdt rett etter årsmøtet 07.04.18. Styremøte 2 ble avholdt hos vara-styremedlem Harald Baardseth 12.04.18.
Oppsummering styremøte 1:
Vi tok et kjapt styremøte etter årsmøtet for å gå igjennom noen saker. Lars Kristian innhentet informasjon fra styremedlememr slik at vi får oppdatert i klubbadmin og i Brønnøysundregisteret, vi bestemte også hvem som skal ha tilgang til bankkonto og ha prokura-og signaturrett. Vi valgte her at leder og kasserer har disse oppgavene/tilgangene. Øystein har fullmakt til å utbetale honorarer frem til nye tilganger er ordnet.
Vi endrer ansvarlig for politiattester fra Lars Kristian til Pål. Vi vil være flinke til å jobbe med å ha attestene oppdatert til enhver tid.
Vi gikk igjennom hvilke stevner vi skal søke på neste sesong. Vi endte på følgende liste:
- Jubileumsstevne: 20-21. oktober 2018
- KM Buskerud: 15-16. desember 2018
- Sparebank 1-cup: 19-20. januar 2019
- Regionscup 2 sør: 2-3. februar 2019
Lars Kristian har sendt inn søknader til forbundet.
Lars Kristian jobber videre med søknad til banken angående fornyelse av hovedsponsoravtalen.
Oppsummering styremøte 2:
Vi avhold styremøte 2 hos Harald, der han hadde dekt på bordtennisbordet på loven. Flott sted å være der vi også kan bli bedre kjent med hverandre. Vi vil prøve å avholde styremøtene hos styret da vi ser på dette som et positivt tilltak.
Første sak var treningssituasjonen ut sesongen. Vi velger å holde de avtalene som er laget ut sesongen. Hovedtrenerne har fått beskjed og fortsetter som normalt.
Et av de større sakene vi hadde var seriespill neste sesong. Det var ytret forslag om Stiga-ligaen eller 1.divisjon. Det er mange kriterier for å få til en toppsatsing, som blant annet økonomi, mange nok spillere (og gode nok), de må bidre til klubben via treninger. Etter nøye diskusjon ble det enstemmig bestemt at vi ikke ønsker å ha et serielag i toppen. Bakgrunnen er av kriteriene over der det er usikkerhet rundt flere av de. Det er viktig for klubben å bygge videre der vi er per i dag og ikke ta et slik hopp. Dette har tidligere vært gjort uten god suksess. Vi tar opp diskusjonen neste år for å se om situasjonen er endret.
Vi fortsetter med 3.divisjonslaget og ønsker å stille i 4.divisjon. Vi må se ann spillergruppen neste sesong for å se hvem som kan bidra på dette laget, eller om vi ønsker flere lag.
Lars Kristian ser vidrre på medlemsregister og fakturaløsning fremover. Sparebank 1 har en løsning. Vi sjekker opp eventuelt pris eller om dette kan innebygges i en eventuell sponsoravtale. Vi ønsker å bruke banken sine systemer for å fremme deres løsninger, men ikke til en hver pris.
Neste store sak var å lage rollefordelinger av oppgaver fremover. Vi fikkd et meste på plass, men mangler noen roller. Vi vil jobbe fremover for å fylle alle rollene og få et godt samarbeid. Listen blir lagt ut når denne er komplett slik at alle kan se hvem som gjør hva og hvem de skal henvende seg til. Viktig for oss fremover er at vi tar tak i oppgavene våre og spør om hjelp der det trengs. Samarbeid står høyt og vi vil ha en gjennomgang av rollene ved alle styremøter.
Kommunikasjonen mellom styret vil foregå i en egen Facebookgruppe. Vi ønsker å være synlige og vil derfor lage innlegg som dette for å vise hva vi jobber med fremover. Selve referatene med mer detaljer vil holdes innenfor styret og andre medhjelpere.
Vi ønsker fremover å være mer aktive på hjemmesiden med innlegg om stevner vi er på. Dette blir litt «Work in progress» der det er ønskelig at de foreldrene som er på stevnet lager en kort oppsummering med et par bilder. Dette sendes deretter til Lars Kristian for publisering.
Vi gikk veldig kort igjennom viktigheten av personopplysninger. Det trer nye regler i kraft 25. mai. Oppfordrer de fleste til å lese om de nye reglene på NIF sine sider:
Lars Kristian opplyste om frist for innsending til endringer i Konkurranse- og
Representasjonsreglementet. Det ble ikke registrert noen ønsker.
Vi jobber videre med sponsorforbedredelser. Lars Krtistian får oversikt over de avtalene vi har også jobber vi videre med å få plass en ansvarlig for dette fremover.
Hvem har tilgang til hva? Vi gikk igjennom hvem som har tilgang til hallen og hvem som har tilgang til kioskens nøkler. Hallansvarlig vil ha tilgang til alt som gjelder kiosken. Lars Kristian fikk overrekt postboksnøkkelen fra Anne Grete. Postboksen vil sjekkes en gang i blant.
Gaveutdelingen fra Sparebank 1 Modum: Vi fikk kr. 30.000,- til drift og kr. 75.000,- til prosjekt «Nye bord». Vi ønsker å søke om resten vi trenger til nye bord ved neste søknadsrunde. Planen bak prosjektet er å anskaffe nok bord til å holde større turneringer utenfor Katfosshallen. Vi vil diskutere dette videre da vi per dags dato ikke har nok penger til nok bord + vi må avtale lagerplass etc.
Kioskansvarlig (Morten) sjekker videre i forhold til avtaler vi har med innkjøp til kiosk. Det ble foreslått Kiwi-kort som virket interessant. Vi ser videre på dette forslaget.
Hallprosjektet: Vi har planer om å rive siste delen av taket i starten av juni og jobbe videre med avtalen angående rødt gulv før dette slik at alt kan være ferdig oppusset i løpet av sommeren. Vi har også en del vinduer i hallen som må fjernes (mures igjen). Vi ser videre på økomnomien rundt dette og om dette er noe som kan gjøres på dugnad.
Privattreninger: Styret er positiv til privattreninger, men med visse kriterier:
– Treningen er lagt til en tid utenom fellestreninger
– Spillere må ikke prioritere privattreninger utenom fellestreninger. Privattreninger må komme i tillegg til fellestreningene
– Hallen må være åpen for alle når det trenes utenom tiden
Årsaken til at vi har regler på dette er for å fremme miljøet i klubben og lage en god bredde. Vi ønsker å heve fellestreningene vi har og lage et godt treningsmiljø. Blir det slik at alle trener privat og ikke i fellesskap, ødelegger dette veldig mye for klubben og vil være med å bygge ned klubben.
Neste styremøte vil være et ekstraordinært årsmøte da vi må godkjenne regnskapet som dessverre ikke ble klart fra regnskapsfører før årsmøtet. Vi har satt av torsdag 24. mai i førsteomgang. Innkalling skal sendes ut senest 14 dager før og vi vil se om datoen vi har satt av passer for alle.
